こんばんは。
3月という季節柄、ここ最近はバタバタ忙しくしております。。。
そして、花粉に悩まされています。（笑）
みなさんは週末どうお過ごしですか？
月末で忙しい方もいらっしゃると思いますが、一緒に乗り切っていきましょうね♪
さて、本日は社会人1年目のペーペーが勢いで語りたいと思います。
ここ最近、定期的にオンラインミーティングがあるのですが、社会人1年目の私でもいろいろ感じるところがあります。。。
それを反面教師にしたらより効果的なミーティングにする方法としてお伝えできるのでは？と思い、こちらのブログを書いてみました。
全て私の体験を基に書いていて、誰にでもに当てはまることとは限りませんので今後の参考程度にしていただけたらと思います！
- 1. このミーティング意味あるのかな？と新人に思わせてしまったら終わり
- 2. ミーティングはみんなと同じページにいることが大切
- 3. まとめ：キーワードは共通認識と導入
- 4. 最後まで読んでくれた方へ
1. このミーティング意味あるのかな？と新人に思わせてしまったら終わり
今日はこれがメイントピックかもしれません。
なぜなら、「ミーティングに意味を感じていない」とそもそものモチベ―ジョン維持にとても影響してしまうからです。
ここからは私の体験談なのでコーヒー片手に聞いていってくださいね。
私は、とある外資系ホテルで働いていますが、現在は自宅待機なので基本的にミーティングはオンラインで行っています。
毎週ある決まった時間に私が所属する部署のミーティング、もう一つはあるプロジェクトのミーティング、最後に会社全体のミーティングに参加しています。
このブロックでは私が所属するチームのミーティングについてのお話をしていこうと思います。
毎週決まった時間に大体30分～1時間ほど行っているのですが、実際はミーティングよりは座談会のような感じで、あるトークテーマについて話しています。
もちろん、今はなかなか定期的に顔を合わせるのが難しいのでこうやって「つながりを持つ」ことはとても嬉しいです。
しかしながら、いつも私は心のどこかで「このミーティングをもっと効率的・効果的にする方法はないかな。。。」と考えてしまいます。
「なぜこれをしているのか」という理由が時々分からなくなるのです。
その原因としては、
・ 始まる時間が決められているけれど、大体5分前後経ってから始まる
・ 終わり時間がいつもバラバラ
・ 進行の仕方に一貫性がない
・ 話す人によって話す内容の質やボリュームが変わってくる
そうすると、注意力も散漫になってしまい、集中力もなかなか続かないんですよね。。。
終わり間近には「いつ終わるのかな。」と思うときもしばしばあります。
私の体験談はここまでにして、このブロックのまとめに入ろうと思います。
これを反面教師にしたら何が学べた？
このミーティングを定期的に開くそもそもの根本の目的を共有し、共通認識を持つことが非常に大事なのだと思いました。
私たちのチームのミーティングはそもそもの根本の部分の共通認識がないままスタートしました。
ですので、人によってミーティングの「重要性」にバラつきが出てきてしまうのです。
隔週しか出ない人や、そもそも5、6分遅れてきてしまう人など。
私はこれを仕事の一環と思っているのである程度の意識をもって参加しているつもりです。
しかし、チームのそういったばらつきが目についてしまい、モチベーションの維持がとても難しくなってしまいました。
そこで、ミーティングを開催する初日に「共通認識」を持たせるために
・どういった理由でこのミーティングを開くのか
・どういう姿勢で臨んでほしいのか
・充実した時間にするためにどういった方法で進めていく予定なのか
を分かりやすくミーティング参加者に伝えると今後のミーティングをよりスムーズに進められるのではないのかと思います。
2. ミーティングはみんなと同じページにいることが大切
このブロックでは、私が参加しているプロジェクトのミーティングについての体験談を話していこうと思います。
先ほどのチームミーティングとは違い、プロジェクトミーティングは充実性よりも「効率」が求められると思います。
そういった中で私が感じていたことは、
・ このミーティングで「決めたいこと」と「相談したいこと」の線引きができていない
・ ミーティングごとのゴールがない
・ 各々調べたことの共有だけで時間が取られている
本来ならもっと早く終わるべきところが、上記の理由で長引き、集中力も続かなくなるのです。
さまざまなことを短い時間で一気に決めなくてはならないプロジェクトのミーティングなので一分一秒の時間が非常に影響してくるのになんだか話がだらだら。。。
各々が好きなように話していくので、進行にも一貫性がなくなってしまうのです。
これを反面教師にしたら何が学べた？
こういったプロジェクト系のミーティングでは、「参加者全員の同程度の理解」が重要になってくるのだと学びました。
「同程度の理解」を深めるために最初に話すべきことの例は、
・前回の要点振り返り
・今日のミーティングの目的
・ミーティングの最後にはどういったことを決めていたいのか
それを導入に持ってくることによってミーティングに一貫性を持たせることができ、たとえ話が逸れても軌道修正が簡単なのでは？と思います。
話は変わりますが、このブロックの題名は英語の慣用句からとってきました。
英語でWe are on the same pageというと、直訳すると私たちは同じページにいるですよね。
しかしながら意味としては、「共通認識をもっている、同程度の理解をしている」となります。
私のこのブロックで伝えたい事を集約しているなと思い、この題名にしました。
話をまとめますと、
全員が同じ方向を向くために前回の振り返りはもちろん、明確な今日のゴール設定を導入で必ず話すことが大切だと思いました。
3. まとめ：キーワードは共通認識と導入
やはり、ミーティングには欠かせない共通認識ですが、それをどれだけ伝えられているかが今後のミーティングに大きく影響してくるのは明らかですよね。
共通認識はそもそもの根本の部分でまた一から作っていくのは大変ですが、導入は毎回のミーティングで必ずあるので改善が可能です。
導入の部分で今日のミーティングの目的をはっきりと伝えてより効果的なミーティングをしていけたらいいですよね！
4. 最後まで読んでくれた方へ
いつも最後まで読んでいただきありがとうございます！！
さらに本日はぺーぺーの意見を聞いてくれてありがとうございました。
みなさんは、オンラインミーティングでの進め方についてどう思いますか？
ぜひコメントお待ちしております！
お問い合わせの方でもお待ちしておりますね！
それではまたこちらのブログでお会いしましょう♪
素敵な週末の夜をお過ごしくださいね！
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